Es obvio: no todas las empresas pueden teletrabajar y no habrá dos sistemas iguales porque no hay dos empresas iguales.
Definir el proceso a seguir es más importante que la selección de las herramientas.
La empresa no debe ser prisionera o estrangulada para adaptarse al software que en algún momento alguien decidió comprar. Otro error muy común es pensar que con una documentación extensísima se conseguirá implementar cualquier proceso. Es absurdo, pero sucede.
Si un proceso de trabajo sencillo necesita de una documentación muy extensa es que se está haciendo mal. Punto.
Nadie debe justificar su trabajo con procesos complicados y documentados en exceso ya que están condenados al fracaso. Un exceso de documentación dificulta el trabajo y en vez de contribuir a la flexibilidad y agilidad lo que hacen es convertir a las organizaciones en entes lentos y poco rentables. Muerte por caos informacional.
Lo que se necesita son procesos ágiles, simples y generadores de negocio. Todo lo demás, en estos momentos de crisis SOBRA.
La documentación y los procesos en muchas empresas parece que van cada una por su cuenta en vez de estar plenamente integradas. Los sistemas de gestión colaborativos son importantísimos en este aspecto.
Por otra parte, la resistencia al cambio es algo difícil de gestionar. Empleados acostumbrados a hacer siempre lo mismo, con miedo a perder su empleo por culpa de la tecnología en vez de verla como un aliado harán todo lo posible para que no se realice ningún cambio. Incluso aunque la propia empresa esté en riesgo.
Hoy en día, hay muchos negocios que pueden permitirse teletrabajar y hay muchos medios que lo permiten hacer de forma fácil y económica(siempre hablando en términos relativos).
Las mejores herramientas de teletrabajo que conozco:
Slack
Es difícilmente superable para el teletrabajo grupal. Esta herramienta es mucho más que mensajería o comunicación empresarial.
El flujo de información dentro de las empresas muchas veces se ve dificultada o compartimentada de manera absurda debido al correo electrónico. Puede ser un sustituto del correo electrónico interno en un porcentaje altísimo.
Slack es el «centro» en el que todo pasa, en el que se puede acceder a todo, en el que se pueden crear canales específicos según las necesidades, en el que te puedes comunicar ya sea por escrito o video conferencia, en el que puedes acceder a los documentos importantes, en el que te aseguras que tu mensaje llegará a las personas correctas, en el que se comparte la información, en el que el conocimiento no se pierde… ¿se nota que me gusta Slack? Con Slack todo es más fácil, más ágil y más colaborativo.
Lo he utilizado tanto en entornos profesionales como formativos y sin duda para mí es la herramienta definitiva. Sus múltiples integraciones además consiguen dotarle de las características que necesites. Si usas metodologías ágiles puedes integrar un tablero Kanban por poner un ejemplo.
Prueba su versión gratuita y enamórate.
Zoom
Esta herramienta es compatible al 100% con Slack. Permite reuniones, video conferencias, llamadas… es muy fácil de usar y gestionar. Permite reuniones con múltiples personas, usando audio y video, permite grabaciones y muchas otras funciones. Una herramienta fundamental en el teletrabajo.
Suite de Google
La mejor empresa del mundo dispone de una suite de herramientas para empresas que permite el teletrabajo de una forma espectacular:
- GMail – Correo electrónico
- Google Drive – compartir ficheros
- Google Documents – Creación y edición de ficheros online y de manera colaborativa. Creación de documentos, presentaciones, hojas de cálculo…
- Google Hangouts (Meet) – Videollamadas y reuniones
Almacenamiento de información
El almacenamiento en la nube es seguro y económico. Puedes utilizar la suite empresarial de Google como hemos comentado más arriba.
Otras herramientas excelentes son Dropbox, Box o para archivos grandes WeTransfer.
Suite de Microsoft
Microsoft también tiene una suite espectacular para el trabajo online y colaborativo. Consiste en Microsoft Office 365, las famosísimas herramientas de ofimática, que a diferencia del Office para escritorio permite tener acceso a documentos online y que sean colaborativos. Además con One Drive tienes el almacenamiento y disco duro en red excelente para cualquier equipo de trabajo.
Dispone de Microsoft Teams, una especie de «slack», es un centro de trabajo con una integración total con las propias herramientas de Microsoft y que permite colaboración y comunicación interna de manera espectacular. Por supuesto, tiene múltiples integraciones y funciones, si necesitas de un tablero Kanban o cualquier tipo de organización de tareas también dispones de ello.
Sin duda, si una empresa usa las herramientas de Microsoft, sería bastante raro que no optara o por lo menos intentara el paso a Office 365 y con el uso de Microsoft Teams.
Skype
Skype es una herramienta utilizada por muchísima gente. Permite mensajes, llamadas y videoconferencias. Se puede implementar junto con Slack y otras herramientas.
Skype, bajo mi punto de vista, se queda muy corto pudiendo disponer de la suite de Microsoft.
Trello
Es una de mis herramientas favoritas. Las tarjetas, listas y tableros permiten organizar el trabajo de múltiples formas.
Es muy sencilla de usar y fomenta la colaboración entre los integrantes. Dispone de una versión gratuita.
CRM Online
Si una empresa dispone de un CRM que no está en la nube, bajo mi punto de vista está difícilmente justificado.
El CRM debe ser multidispositivo y con acceso online. Si no es así está cojo. Hay múltiples ejemplos:
- Salesforce
- Microsoft Dynamics – con su integración con el resto de herramientas Microsoft
- Holded
- HubSpot
- Pipedrive
- SugarCRM
Muchos de estos programas ya llevan su propio software de contabilidad o pueden integrarlo con normalidad.
Firma Electrónica
He escrito ya en el blog sobre firma electrónica y la solución que más me gusta en estos momentos SignRequest.
Sin duda, la firma electrónica se va a imponer en todo el mundo. Ya es presente tecnológico y las empresas de todo el mundo lo están implementando a marchas forzadas.
Como he comentado al inicio las herramientas por si solas no valen de nada. Hay que definir los procesos en base a los objetivos que se quieren conseguir. Hay que vencer las resistencias de los empleados porque sin ellos la implementación sería imposible.
La empresa necesita tener confianza en sus empleados y los empleados disciplina y responsabilidad.
Y llegado al punto de una crisis como esta que vivimos y recordaremos (COVID-19) las empresas están obligadas a reinventarse, a mejorar, a realizar cosas diferentes y las que no lo hagan es probable que se queden en el camino porque el mundo está cambiando muy rápido y las crisis aceleran estos cambios.